Google Apps především významně snižují celou řadu nákladů, a to jak provozních, tak investičních. Na straně investičních nákladů odpadá zejména potřeba pořizovat výpočetní techniku jako jsou servery, neboť fungování systému a správu veškerých dat plně zajišťuje společnost Google. A to včetně zabezpečení, které je pro všechny uživatele Google Apps na úrovni, jaké by jakékoliv srovnatelné interní řešení dosáhlo jen za cenu obrovských nákladů.

Další výdaje lze ušetřit na nákupu kancelářského softwaru, většinu programů totiž komplexní balík služeb Google Apps dokáže spolehlivě nahradit. Na straně provozních nákladů zase odpadá opečovávání interního softwaru, hardwaru a další infrastruktury.

Druhou významnou oblastí, ve které Google Apps dokáží zvýšit konkurenceschopnost každé společnosti, je vyšší produktivita zaměstnanců. Díky široce integrovaným komunikačním nástrojům a využití výhod cloudu jsou velkou výhodou pro jakékoliv činnosti vyžadující součinnost více lidí. Odpadá vzájemné přeposílání souborů, zdlouhavé vyměňování e-mailů, nekonečné telefonní hovory.

Všichni zúčastnění zaměstnanci mohou dokumenty upravovat současně, využívat výhodu chatů a diskuzí napříč všemi produkty nebo se domlouvat s pomocí propracovaných videokonferencí, které podporují i zapojení dalších aplikací a společnou práci s dokumenty přímo během hovoru. Přes sdílené kalendáře lze zase snadno udržovat přehled o pracovním harmonogramu, stejně jako koordinovat využívání místností, projektorů, vozidel a dalšího vybavení.

Google Apps jsou v neposlední řadě jasnou odpovědí i pro firmy, které umožňují nebo zvažují umožnit zaměstnancům vyhledávaný benefit v podobě práce z domova. Více viz článek Díky Google Apps už se práce z domova bát nemusíte.

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz

Google Apps jsou pro pedagogy, zaměstnance a studenty škol v plné verzi zdarma. Jsou snadným způsobem, jak výrazně snížit náklady na informační systém a přesměrovat uspořené finance na rozvoj infrastruktury, školení nebo tvorbu vlastních aplikací. V oblasti komunikačních technologií může organizace s Google Apps včetně nákladů na implementaci dosáhnout až 80% úspor.

Na straně investičních nákladů odpadá zejména potřeba pořizovat výpočetní techniku jako jsou servery, neboť fungování systému a správu veškerých dat plně zajišťuje společnost Google. A to včetně zabezpečení, které je pro uživatele Google Apps na úrovni, jíž by srovnatelné interní řešení dosáhlo jen za cenu obrovských nákladů. Další výdaje lze ušetřit na nákupu kancelářského softwaru a významným přínosem je též vyšší produktivita práce.

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz

Kapacity IT oddělení lze efektivněji přesměrovat díky tomu, že odpadne starost o tu část firemní infrastruktury, kterou nahradí cloudové řešení Google Apps. Tím získává CIO a jeho tým čas na produktivnější činnosti.

Místo starostí s patchováním a updatováním serverových a dalších systémů se budou moci lidé z IT věnovat business procesům, které zvýší produktivitu zaměstnanců. Ti sami budou díky moderním komunikačním nástrojům a přívětivému rozhraní otestovaném na milionech běžných uživatelů spokojenější. Pro zefektivnění spolupráce mezi odděleními je navíc možné propojit využívané marketingové a jiné systémy s Google Apps pomocí rozsáhlého API.

Jelikož aktualizaci, zdokonalování a vývoj aplikací má na starosti Google a komunita externích vývojářů, je získávání nových nástrojů rychlé a levné, včetně jejich nasazování. Platforma Google Apps je od počátku připravena na doplňování nových funkcí a modulů, nehrozí tedy konfliktní situace. Řešení je zároveň jednoduše a takřka neomezeně škálovatelné přesně podle aktuálních potřeb společnosti.

Google Apps redukují i bezpečnostní hrozby, neboť poskytují zabezpečení na úrovni, jaké by srovnatelné interní řešení dosáhlo jen za cenu obrovských nákladů. Funkce Vault se pak postará o to, že má IT oddělení v případě nečekaných problémů, například soudního sporu, okamžitě k dispozici všechny potřebné dokumenty či záznamy komunikace i z daleké minulosti. Více viz článek Google Apps Vault pomůže najít klíčové dokumenty, když jde do tuhého.

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz

Díky širokým možnostem sdílení dokumentů v reálném čase se znatelně zrychlí a zefektivní řada týmových činností. Odpadá přeposílání dokumentů a jejich zdlouhavá kompletace, v Google Apps mají všichni zapojení uživatelé přístup ke sdíleným dokumentůmiihned, mohou je editovat současně a zároveň využít možnosti zabudovaného chatu nebo videokonferencí. Ty podporují i zapojení dalších aplikací a společnou práci s dokumenty přímo během hovoru.

Google Apps také dokáží pomocí zabudovaných komunikačních nástrojů a uživatelských účtů nahradit firemní intranet. Díky nástrojům jako jsou Gmail, Google Talk, Google Voice, Hangouts nebo sdílené kalendáře je šíření informací v týmu a potažmo celé organizaci rychlější, snažší a příjemnější. Efektivní intranet přitom šetří nejvíce času právě vedoucím pracovníkům.

Přehledné a jednotné uživatelské prostředí všech součástí Google Apps zároveň pomáhá předcházet klasickému problému, kdy uživatelé nevyužívají všechny dostupné možnosti kvůli přílišné roztříštěnosti nebo nepřívětivosti souboru firemního softwaru. V rámci dokumentů či kalendářů funguje velmi snadné vytváření skupin, takže je možné sdílení jakéhokoliv obsahu omezit na přesně vybrané zaměstnance s různými pravomocemi.

Výhodou je i možnost komunikovat s neomezenou řadou externích zařízení, stačí připojení k internetu. Pro vnitrofiremní komunikaci a práci přes Google Apps tak lze použít také osobní elektroniku pracovníků, tedy tu, na kterou jsou zvyklí. Tedy nikoliv typický scénář nefunkčního řešení “strategie firemních Blackberry”, kdy pracovníci drahý firemní telefon v praxi nevyužívají, protože nošení dvou přístrojů jim připadá příliš složité. Rozhraní Google Apps navíc zůstává vždy stejné a stejně tak jsou stále k dispozici veškerá data, ať už se zaměstnanec připojuje odkudkoliv.

Neopomenutelnou výhodou je též velká svoboda pracovníků vůči IT oddělení. Na rozdíl od složitých, uživatelsky náročných softwarových řešení umožňují Google Apps členům týmu, aby mnoho věcí dokázali sami. Nemusí se tak obracet na někdy nefunkční, neochotné nebo příliš zaměstnané IT oddělení. I to ve výsledku urychluje a zjednodušuje práci.

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz

Koncový uživatel bezpochyby ocení jednoduchost a intuitivnost ovládání aplikací v Google Apps. Protože tvorbou softwarových řešení se často zabývají profesionálové, ale potom je využívají lidé bez IT vzdělání a zkušeností, může se snadno stát, že řada funkcí je příliš složitých. Google Apps vycházejí uživatelům bez hlubších IT vědomostí vstříc při zachování maximální funkčnosti na pozadí.

Protože Google Apps umožňují přístup odkudkoliv, není uživatel vázán ani místem výkonu práce, ani přístrojem, z něhož práci vykonává. Všechny dokumenty jsou stejné, ať již k nim přistoupí z osobního počítače, laptopu, tabletu nebo telefonu, vždy v aktuální verzi, tak jak ji sám zanechal při poslední úpravě, nebo jak je naposledy upravil jiný uživatel s uděleným přístupem.

Všechny dokumenty v rámci Google Apps jsou zároveň zabezpečeny jak proti zásahům zvěnčí, tak proti tomu, aby se k dokumentům neoprávněně dostal někdo zevnitř. Dokumenty může prohlížet či upravovat pouze ten, komu jejich vlastník či administrátor Google Apps domény umožnil přístup. Vše je uloženo na serverech Googlu a několikanásobně zálohováno na více geografických místech, aby majitelé dokumentů o svá data nemohli přijít.

Gmail, standardní e-mailové řešení v rámci Google Apps, nabízí svým uživatelům mimo řady dalších praktických funkcí také vysoce nadstandardní velikost schránek. Protože mnoho lidí e-mail zároveň využívá jako skladiště důležitých dokumentů, nemusí se tito uživatelé bát, že by snad došlo místo a o část svých souborů by přišli nebo by nebylo kde skladovat další. Otravný indikátor plné schránky je minulostí.

Díky kooperativním nástrojům a možnosti současného přístupu více uživatelů z různých zařízení do jednoho dokumentu není třeba, aby v případě spolupráce na jednom textu, tabulce či prezentaci docházelo k předávání a spojování souborů od různých autorů. Naopak, v rámci Google Apps mohou uživatelé pracovat všichni přímo v jednom dokumentu, a to dokonce současně a ještě za pomoci videokonference nebo textového chatu.

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz