E-mail je uživateli okamžitě a bezpečně dostupný z jakéhokoliv zařízení připojeného k internetu kdekoliv na světě. Pro uživatele se navíc nemění ani rozhraní, na které je zvyklý, a bez ohledu na způsob a místo přístupu zůstávají zachována i všechna osobní nastavení. Žádné dodatečné licence software a instalace.

Kapacita 25 GB

Každý uživatel má pro své zprávy a komunikaci v rámci chatu k dispozici 25 GB prostoru. To je mnohonásobně více, než obvyklý standard u konkurenčních řešení. Odpadají tak starosti s plnou schránkou a mazáním zpráv, které by jednou mohly chybět.

Našeptávání adresy

Gmail automaticky vytváří databázi kontaktů, kterým odesíláte zprávy nebo je od nich přijímáte. Při psaní e-mailu tak stačí začít psát adresu či jméno příjemce a systém ihned nabídne výběr potenciálních adres.

Integrovaný chat

Součástí Gmailu je také Google Talk, zkráceně gTalk. Díky němu máte všechny své kolegy neustále k dispozici pro rychlou komunikaci přímo v rozhraní e-mailu. Chat umožňuje také video a hlasové volání, včetně pevné linky, přehledné vyhledávání a nabízí různé stavy dostupnosti s podporou mobilního využití.

Štítky a filtry

Organizaci pošty usnadňují štítky, které si může každý uživatel vytvářet zcela dle vlastních potřeb. Filtry pak umožňují nastavit automatické akce s e-maily (například přiřazení patřičného štítku, přeposlání nebo automatická odpověď), pokud splňují uživatelem definovaná pravidla (například klíčová slova nebo konkrétní odesílatel).

Synchronizace s Outlookem

Funkce Google Apps Outlook Sync umožňuje přímé propojení s Outlook 2003, 2007 či 2010. Získáte tak všechny výhody Google Apps v oblasti bezpečnosti, nízkých nákladů a spolehlivosti, zatímco zaměstnanci mohou používat email rozhraní, podle své volby.

Mobilní přístup

Google Apps fungují na všech typech nejrozšířenějších mobilních zařízení a právě na cestách oceníte plně dostupné komunikační možnosti nejvíce. Podporovány jsou platformy Android, iOS, BlackBerry, Windows Mobile i Nokia.

A navíc

Archivace mailů, antivir+antispam (blacklist / whitelist), hovory na mobilní a pevné linky, priority inbox, Email Translator, konverzace, Gmail labs, videohovory, delegování přístupu ke schránce, klávesové zkratky, limit 25MB na přílohu, e-mail fetcher, předpřipravené odpovědi, imap + pop3 (externí účty přes smtp), potvrzení o přečtení, Gmail motivy, offline přístup

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz

S Gmailem se nemusíte bát, že o svoje kontakty přijdete. Schránka umožňuje kdykoliv se vrátit k tomu, jak seznam kontaktů vypadal v jakémkoliv okamžiku během posledních 30 dnů. Nestane se vám tedy, že nedopatřením smažete důležitý kontakt a nebudete mít žádný způsob, jak jej získat zpět.

Synchronizace s mobilními zařízeními

Služby jsou plně optimalizovány pro mobilní zařízení. Na Androidu jsou příslušné aplikace předinstalované, přizpůsobené mobilnímu prohlížení jsou i webové stránky na adrese google.com/m. Pro iPhone a iPad je k dispozici aplikace Google Sync, která umí jak Gmail, tak i ostatní produkty v rámci Google Apps oboustranně synchronizovat s aplikacemi Mail, Contacts a Calendar nainstalovanými na těchto zařízeních. Oboustranná synchronizace je možná i u přístrojů BlackBerry a Windows Mobile.

Import/Export

Pro import a export kontaktů Gmail shodně podporuje dva formáty. Jde o CSV, užívané například aplikacemi Outlook, Outlook Express, Hotmail a Yahoo! Mail, a také formát vCard, který užívají pro uchovávání kontaktů aplikace od Applu.

Propojení s Google+ profily

V rámci kontaktů v Gmailu naleznete pro jednoduchost a přehlednost také všechny svoje kontakty z Google+, a to bez ohledu na to, zda jste si s nimi již někdy vyměňovali elektronickou poštu. Kontakty jsou samozřejmě rozřazeny podle Kruhů a kliknutím na jméno člověka se otevře náhled jeho Google+ profilu.

Při sdílení kalendářů lze vybrat z několika možností, k čemu všemu bude mít dotyčný přístup a zda bude moci kalendář i upravovat, nebo ne.
Nejnižší formou přístupu je pouhá informace o tom, kdy osoba, o jejíž kalendář jde, je k dispozici a kdy je naopak zaneprázdněna. Vyšší oprávnění umožní vidět i detailní informace o jednotlivých aktivitách, úkolech a událostech, ale bez možnosti je měnit. Sdílením s nastavením druhého nejvyššího oprávnění umožníte adresátovi události nejen vidět, ale i měnit, nejvyšší oprávnění umožňuje sdílení kalendáře dál.

Notifikace prostřednictvím SMS

Ke každému kalendáři si lze nastavit upozornění formou SMS. Podporovanými operátory jsou Telefónica O2, T-Mobile i Vodafone. Ze strany Googlu jsou zasílané zprávy zcela zdarma.

Publikování kalendáře veřejně

Kromě sdílení kalendáře jej lze také publikovat veřejně, takže k informacím v něm bude mít přístup kdokoliv a kalendář bude dohledatelný také přes vyhledávání Google. Místo sdílení všech detailů lze i zde zvolit možnost, že veřejně viditelné bude pouze rozdělení na časy, kdy daná osoba je k dispozici a kdy je naopak zaneprázdněna.

Rezervace termínů

Pomocí tvorby termínů pro schůzky lze ostatním umožnit, aby si váš čas nebo čas vašich podřízených pomocí kalendáře sami rezervovali. Stačí označit časové bloky, po které budete vy nebo vybraná osoba ke schůzkám k dispozici, a tyto bloky poté zveřejnit na internetu. Každý si bude moci ze zveřejněného seznamu vybrat vhodný slot, ten si zarezerovat a domluvit si tak s vámi schůzku. Zarezervované termíny schůzek se automaticky vloží do kalendáře. Budete tak neustále mít přehled, zda se v určitou dobu schůzka koná, nebo ne.

Rezervace místností, vozidel, projektorů a dalších zdrojů

Pomocí tvorby zvláštních kalendářů pro místnosti, vozidla, projektory a další sdílené materiální zdroje ve společnosti, v kombinaci se systémem rezervace termínů, lze zřídit nástroje pro přehlednou rezervaci těchto zdrojů. Díky tomu bude každý pracovník ve společnosti schopen kdykoliv zjistit, v jaký čas jsou potřebné zdroje k dispozici, a dobu jejich využití si zarezervovat.

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz

Přímo v Gmailu je zabudovaný nástroj pro komunikaci v reálném čase. Kromě běžného chatu, je možné zdarma používat i hlasovou a video verzi.

Hlasové a videochaty přes Internet zdarma

Hlasový chat a videochat nejsou v Gmailu zabudovány automaticky, jejich instalace je ale velmi snadná, zabere totiž doslova jen pár kliknutí a několik desítek vteřin, pokud se je rozhodnete v rámci firmy zpřístupnit. Poté vám již nic nebude bránit přímo z uživatelského rozhraní Gmailu telefonovat přátelům, známým či rodině. To vše je samozřejmě zdarma.

Současný webový i mobilní přístup

Stejně jako ostatní funkce Gmailu, i textový, hlasový a video chat lze používat jak z klasického webu (ze stolních počítačů či laptopů), tak z mobilních telefonů. Možnosti přístupu existují dvě, buď je třeba mít nainstalovanou příslušnou mobilní aplikaci, nebo můžete zadat do prohlížeče adresu mobilní brány google.com/m.

Hangouts – videokonference až pro deset účastníků

V rámci služby Google+ se objevila nová funkce Hangouts. Jedná se o videokonference pro až deset účastníků, kteří mohou v jednu chvíli z různých částí světa komunikovat z očí do očí. Navíc lze současně využívat řadu užitečných aplikací a během hovoru tak účastníci mohou například společně listovat dokumenty. Google navíc plánuje omezení pro deset účastníků časem částečně odbourat a pasivně se bude moci účastnit neomezený počet diváků.

Automaticky ukládaná historie chatů

Abyste mohli snadno dohledat, kdy, s kým a na čem jste se domlouvali, má chat zabudované automatické ukládání historie odeslaných a přijatých textových zpráv. V této historii lze snadno vyhledávat, maximální limit je 25 GB v součtu se všemi uloženými e-maily. Protože se snadno může stát, že historii některého rozhovoru nebudete chtít zaznamenávat, existuje také takzvaná “off the record” funkce, která dočasně pro danou osobu ukládání historie vypne.

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz

Díky jednoduchému a přehlednému uživatelskému rozhraní je v Google dokumentech snadné vytvářet dokumenty jak textového typu, tak tabulky, prezentace a kresby. Tyto dokumenty navíc lze sdílet i s dalšími osobami, které je následně mohou také editovat a měnit. Na dokumentu může pracovat i několik uživatelů současně, přičemž se mohou domlouvat přes zabudovaný chat a díky barevnému označení každý snadno rozpozná, v jáké části textu je zrovna kdo aktivní.

Komentáře

K libovolné části dokumentu lze vložit také komentář. Komentáře je možné vkládat nejen k textům, ale i k prezentacím, tabulkám a kresbám. Při vložení komentáře se barevně odliší ta část dokumentu, ke které se vztahuje, a komentář jako takový se zobrazí po straně s uvedením jména toho, kdo jej vložil. Práce nad dokumentem je velice přehledná a efektivní zejména díky funkcím odpovědět na komentář a vyřešit komentář. Každý, kdo má dokument nasdílený, si může velice jednoduše nastavit, aby byl automaticky upozorněn mailem, pokud někdo přidá nový komentař nebo reaguje na ním vložený komentář. Pro veřejné dokumenty lze komentování textu umožnit komukoliv.

Webový i mobilní přístup

Stejně jako v případě Gmailu, i Google Dokumenty obshují možnost jak webového, tak mobilního přístupu. Možnosti pro mobilní uživatele existují celkem dvě. Tou první je mobilní aplikace, která je v případě Androidu předinstalovaná, a u iPhonů, iPadů a dalších mobilních platforem volně ke stažení, druhou možností pak je nezávisle na používaném telefonu mobilní brána google.com/m.

Centrální firemní úložistě souborů

Google Dokumenty lze využít jako datové úložiště, kam může přehledně a na jedno místo kterýkoliv uživatel v rámci společnosti ukládat soubory. Přístup k souborům mohou jejich vlastníci nastavit jen některým uživatelům. Nahrávat je možné soubory jakéhokoliv typu, zdarma je k dispozici 1 GB prostoru na uživatele.

5 GB prostoru pro každého s možností rozšíření až na 16 TB

Pro každého uživatele je k dispozici datové úložiště o velikosti 5 GB zdarma. Do velikosti tohoto úložiště se přitom nezapočítávají soubory ve formátu Google Docs, tedy textové dokumenty, tabulky, prezentace a další soubory vytvořené přímo přes aplikaci Google Docs. Úložiště je možné si za poplatek od 5 dolarů ročně zvýšit, až na maximálních 16 TB.

Sdílení dokumentů a sbírek

Jak sbírky, tak všechny dokumenty lze sdílet s dalšími osobami a informovat je o tom e-mailem. Vlastník dokumentu si nastaví, zda tyto osoby budou moci pouze editovat, nebo zda mohou dokument sdílet dál a měnit nastavení jeho viditelnosti pro veřejnost.

Indexace obsahu souborů

Dokumenty, jejichž viditelnost nastavíte jako veřejnou, a na které bude zároveň odkazováno z veřejného webu, budou viditelné i pro vyhledávače. To znamená, že takový dokument a jeho obsah budou indexovány vyhledávacími roboty a v případě dotazu se správnými klíčovými slovy se mohou objevit třeba i na předních příčkách vyhledávání.

Vyhledávání

Protože se snadno může stát, že budete ve svém adresáři v Google Docs mít velké množství dokumentů je ve službě zabudováno také vyhledávání souborů. Vyhledávat lze jak dokumenty, tak sbírky, při vyhledávání v dokumentech můžete také vyhledávat jen určitý typ, například pouze prezentace.
Další možností je vyhledávat podle toho, zda jsou dokumenty viditelné pro veřejnost, soukromé nebo viditelné jen pro autora, i podle toho, zda jste majitelem dokumentu nebo s vámi byl sdílen a majitelem je někdo jiný. Všechna uvedená kritéria pro vyhledávání lze samozřejmě vzájemně kombinovat.

Více o výhodách Google Apps se dozvíte na www.googleapps.cz